Акты и накладные отменяются – переходим на УПД

Для компаний, которые используют ЭДО с контрагентами, вводится универсальный передаточный документ – УПД. Он заменит акт выполненных работ (оказанных услуг) и товарную накладную ТОРГ-12.

Применение УПД 5.03 будет обязательным с 1 января 2026. Регуляторы рекомендуют бизнесу озаботиться перестройкой документооборота.  

Кого касается?

На ЭДО постепенно переходит большинство субъектов финансово-хозяйственной деятельности. Он давно обязателен для бюджетных организаций, участников тендеров и госзакупок, производителей и продавцов прослеживаемых товаров. С января 2026 полностью на ЭДО должны перейти грузоперевозчики.  

В сферах, где электронный документ с контрагентами строго обязательным не является, он существенно упрощает взаимодействие с контролерами и регуляторами. 

Для чего это нужно?

Разные формы документов в ЭДО – системная проблема. Данные в старых версиях УПД, счетах-фактурах, актах и накладных часто не совпадают. Сами документы могут не читаться в разных программах. Единый УПД версии 5.03 создает единую структуру, понятную любому участнику электронного документооборота, снижает риск технических ошибок, увеличивает скорость обработки данных.  

Новая форма также уменьшает влияние человеческого фактора. В документе с единой структурой данные подтягиваются из бухгалтерских программ в соответствующие поля автоматически. Скорость обработки документов со стороны налоговых органов тоже повышается. ИФНС быстрее сверяет НДС, выручку и проверяет операции между контрагентами. Риск разрывов в декларациях снижается, возникает меньше спорных ситуаций при камеральных проверках.

Что с этим делать?

Переход на новый формат ЭДО регламентируется: 

• Приказом ФНС № ЕД-7-26/28 от 20.01.2025, отменившим старые форматы ТОРГ-12, акта выполненных работ
• Приказом ФНС № ЕД-7-26/970 от 19.12.2023, утвердившим формат счета-фактуры и УПД
• Бухгалтерам ИП и компаний предстоит изучить нормативную базу и подготовиться к внедрению новой формы в действующий ЭДО. В рамках организационной подготовки рекомендована инвентаризация документов с контрагентами. В рамках технической – апгрейд бухгалтерского ПО и проверка сервиса ЭДО на совместимость с форматом УПД 5.03.

Исключения? 

На единый УПД нового формата можно перейти, не дожидаясь нового года. Накладные и акты, оформленные до 1 января 2026, остаются действующими и могут применяться для учета НДС, получения вычета. Старые формы, оформленные в 2026 году, налоговая не примет.