ФНС обещает санкции тем, кто не применяет утвержденный электронный формат счетов на оплату

ФНС утвердила единый XML-формат электронных счетов. С 20 марта 2025 новые правила оформления этих первичных документов вступают в силу. Формально использование формата, утвержденного приказом № ЕД-7-26/29 от 20.01.2025, носит рекомендательный характер. Но фактически новые счета обязательны к применению, если, конечно, вы не хотите проблем при налоговой проверке.

Кого касается?

Упомянутым приказом утвержден единый формат счета на оплату в электронном виде (XML, версия 1.01). С 20 марта его должны применять организации и индивидуальные предприниматели.

Счет содержит реквизиты продавца и является основным платежным документом. Он служит основанием для перечисления оплаты за услуги, работы, товары. Утвержденный единый электронный формат касается обычных счетов и счетов-оферт. Последние включают признаки договорных документов, предусмотренных ст. 435, 438 ГК РФ.

Для чего это нужно?

Единый формат счетов обеспечит:

• Представление электронных документов по ТКС без искажений
• Сокращение документооборота и затрат на учет, контроль
• Улучшение взаимодействия налогоплательщиков с ИФНС

Применение XML-файлов позволяет унифицировать данные и повысить безопасность. Реквизиты и другие сведения представляются структурированно, исключаются неоднозначности и ошибки. Информация обрабатывается быстрее. Сводится к минимуму риск подделки документов.

Что с этим делать?

Если в компании налажен электронный документооборот, проблем с применением нового формата счетов не возникнет. Особые условия для представления таких документов контрагентам и налоговикам (по запросу) не предусмотрены. Счета на оплату можно отравлять через Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО.

Важно: если счет не соответствует формату, его можно представить в ИФНС в бумажном виде. Копия должна быть заверена налогоплательщиком. Отметка о наличии ЭЦП обязательна (письмо ФНС № ЕД-4-15/25049 от 06.12.2019)

Санкции, последствия?

Представление не соответствующих формату счетов тормозит процесс обработки первички и может повлечь за собой налоговые санкции. Во-первых, ИФНС вправе отказаться принимать документ. Во-вторых, налогоплательщика могут привлечь к административной ответственности за непредставление первички по требованию налоговиков.

Исключения?

Учитывая, что фактически применение нового формата является обязательным, исключения не предусмотрены.