Исправление ошибок в КЭДО консалтинговой компании

ЗАДАЧА

Выстроить схему использования ЭЦП в кадровом документообороте во избежание мошенничества и злоупотреблений.

СИТУАЦИЯ

Компания столкнулась с судебным разбирательством по поводу увольнения сотрудника. Кадровые решения и документы были оформлены в цифровом виде. Де-юре консалтинговая фирма получила электронное заявление на увольнение, подписанное неквалифицированной электронной подписью. Менеджера уволили, внесли запись в электронную трудовую. Де-факто сотрудник увольняться не собирался, заявление не подавал и не подписывал. Он был введен в заблуждение коллегой, которого попросил помочь разобраться с ЭДО и оформить заявление на оплату больничного.

РЕШЕНИЕ

Наши эксперты изучили ситуацию и дело, отправленное на пересмотр на этапе кассации. Было выявлено две проблемы, которые привели к трудовому спору. Первая – использование неквалифицированной электронной подписи, выпущенной в личном кабинете работника с подтверждением личности через SMS-код. Вторая – личная неосмотрительность работника, который передал пришедшие на телефон коды третьему лицу.

Для устранения второй причины было рекомендовано информирование сотрудников компании посредством корпоративной рассылки.

Для решения первой мы предложили работодателю использовать другие более защищенные варианты ЭЦП.

РЕЗУЛЬТАТ

Компания приняла решение в кадровом электронном документообороте для подписания документов использовать только усиленные цифровые подписи, рутинно – неквалифицированные, для документов о приеме на работу, об увольнении и т.п. – квалифицированные.