Как организовать бухгалтерский учет?

Бухучет обязателен для всех юридических лиц и большинства индивидуальных предпринимателей. Де-факто его ведет почти каждый субъект предпринимательства, за исключением микробизнеса на НПД.

Бухгалтерский учет в организации и у ИП должен быть непрерывным, корректным. Для этого его нужно правильно организовать. Давайте разберемся, как это сделать.

Нормативная база и принципы учета

Бухучет организовывается и ведется в соответствии с нормами ФЗ №402 от 06.12.2011, действующих ФСБУ. Закон определяет общие положения, федеральные стандарты – специфику отражения конкретных объектов.

Любое предприятие ведет учет согласно 6 ключевым принципам:

1. Полноты – регистрируются все без исключения финансово-хозяйственные операции.
2. Непрерывности – учет ведется постоянно, даже если деятельность приостановлена, но фирма официально не ликвидирована.
3. Своевременности – операции отражаются по мере совершения, в хронологическом порядке.
4. Осторожной оценки результатов деятельности. Если возможно несколько вариантов, расходы и пассивы признаются по наибольшей оценке, активы и доходы – по наименьшей.
5. Моновалютности. Бухучет ведется в рублях. Количественные показатели и показатели, выраженные в иностранной валюте, могут присутствовать в нем, но не являются основными.
6. Двойной записи. Любая операция регистрируется по дебету одного счета и кредиту другого. Двойную запись может не вести только микробизнес, для которого предусмотрен упрощенный учет.

Планирование постановки учета

Организация бухучета начинается с планирования и определения основных элементов системы.

Организационно-техническая часть учета представлена:

• Документооборотом. Формы большинства первичных документов компания может разработать самостоятельно. Исключение – отдельные специфические группы (например, приходные и расходные кассовые ордеры). Первичные документы должны соответствовать общим нормам документооборота и содержать обязательные реквизиты.
• Рабочим планом счетов. Он создается на базе типового плана и учитывает специфику деятельности компании.
• Инвентаризациями. Обязательные инвентаризации проводятся в установленном порядке, например, перед составлением годовой отчетности. Дополнительные условия их проведения компания устанавливает самостоятельно.
• Отчетностью. Состав бухгалтерской и налоговой отчетности определяется режимом налогообложения и спецификой деятельности. На ОСНО документов оформляется и сдается в разные инстанции больше, чем на спецрежимах.
• Организационно-техническими решениями, программными продуктами.

С элементами учета разобрались, переходим к самому интересному – способам его организации.

Выполнение бухгалтерских функций

Федеральный закон о бухучете предусматривает несколько вариантов его организации и ведения. Во-первых, бухгалтерские функции может выполнять руководитель (ст. 6 ФЗ №402). Это распространено в малом и микробизнесе. Часто самостоятельно ведут учет индивидуальные предприниматели. Что касается практической стороны вопроса, бухгалтерия в тетрадке и на коленке – вчерашний день. Для тех, кто ведет учет самостоятельно, создано множество онлайн-сервисов. Отметим, что они подходят только для упрощенного учета и обработки небольшого объема информации.

Во-вторых, бухгалтерские функции может выполнять наемный работник. Главный бухгалтер это будет или рядовой квалифицированный специалист, зависит от специфики бизнеса. Если компания обязана вести полный учет и у нее много операций за отчетный период, один сотрудник с нагрузкой не справится. В таком случае не обойтись без формирования профильного подразделения. Штатная бухгалтерия – привычный и распространенный вариант организации, ведения учета.

В-третьих, бухучет может вести внештатный сотрудник. Бухгалтер на удаленке обычно работает по ГПД. Фирма или ИП является не работодателем, а заказчиком услуг. Такой формат организации и ведения учета позволяет уменьшить налоговую нагрузку и затраты. Внештатник сам организовывает свое рабочее место, платит НДФЛ (если имеет статус ИП) и страховые взносы. Это удобно и выгодно бизнесу, но стоит учитывать и риски. Штатную бухгалтерию проще контролировать.

Четвертый вариант организации учета – бухгалтерский консалтинг и аутсорсинг. Он имеет специфику, которую стоит рассмотреть отдельно.

Постановка и ведение учета аутсорсером

Передача бухгалтерии на внешнее управление – это возможность быстро и грамотно организовать учет, обеспечить его ведение согласно ключевым принципам, упомянутым выше. Выбирая аутсорсинг, вы получаете возможность сконцентрировать ресурсы в коммерческой деятельности и сосредоточиться на решении бизнес-задач. Исполнитель берет на себя не только функции, но и часть ответственности, в том числе за качество отчетности и своевременность ее отправки в налоговую.

Организация учета на аутсорсинге – услуга под ключ. Заказчик получает учетную политику, сформированную в соответствии со спецификой деятельности компании, готовый план счетов, пакет форм первичных документов. Также аутсорсер поможет подобрать эффективное программное решение для ведения учета, настроить, запустить базу.

Комплексное бухгалтерское сопровождение предусматривает, помимо постановки учета, выполнение рутинных функций. Формат позволяет не нанимать бухгалтера в штат. Аутсорсер делает проводки, формирует отчетность по итогам периода, оформляет документы в ответ на запросы и требования ФНС. Он ведет бухгалтерскую базу и в договорные сроки передает ее архив заказчику.

Аутсорсинг выгоден:

• Экономией средств и времени при организации, ведении бухучета. Не нужно тратиться на организацию рабочих мест, зарплату, соцпакет и т.п.
• Повышением налоговой безопасности бизнеса. Корректное исчисление налогов и своевременная сдача отчетности снижают риск получение доначислений, пеней, штрафов.
• Оптимизацией зарплатного учета. Специалисты считают зарплату, налоги, формируют отчетность по персоналу, отражают в учете расчеты с подотчетными лицами.

Хотите бухучет без рутины и авралов? Аутсорсинг – то, что нужно!