Как пользоваться кассовым аппаратом?

Контрольно-кассовая техника – оборудование для работы с фискальными данными. Оно собирает, хранит данные, отражает их в первичных документах (кассовых чеках), передает оператору фискальных данных. Работу с данными обеспечивает фискальный накопитель, являющийся неотъемлемой частью современной онлайн-кассы. Он отвечает за хранение, шифрование и передачу данных. Кассовое оборудование может работать в связке с другим электронным устройством или автономно. В первом случае для оборудования рабочего места кассира используется планшет, ноутбук, компьютер. Во втором расчеты через ККТ осуществляются без использования дополнительных устройств. Подключение к компьютеру или ноутбуку требуется автономной кассе только для кодирования новых товаров, изменения реквизитов в чеках и т.п.

Из современного названия контрольно-кассовой техники родился миф о том, что онлайн-касса работает только онлайн. На самом деле она может функционировать вне покрытия мобильного интернета. Если бизнес ведется в местности с проблемной связью, фискальный накопитель не может в режиме реального времени отправлять данные через оператора фискальных данных в налоговую. Он лишь хранит информацию о расчетах. Передача фискальных данных в ФНС в таком случае ложится на плечи предпринимателя. Условия и сроки можно уточнить в налоговой. А перечень местностей, в которых разрешено использование ККТ в автономном режиме (без подключения к сети), утвержден приказом Минсвязи №616 от 05.12.2016. Онлайн-касса – это не всегда физически осязаемое электронное устройство. Интернет-бизнес, например, нередко пользуется облачной кассой. Она находится в дата-центре, работает через облачный сервис, формирует и отправляет клиентам электронные чеки. Онлайн-касса в смартфоне – тоже обычное дело. Ею пользуются специалисты для расчетов на выезде. Принцип прост: на смартфон устанавливается специальное ПО для печати чеков и отправки их покупателям.

Чтобы подключить ККТ и начать работу, необходимо:

1. выбрать подходящую модель кассового оборудования;
2. приобрести фискальный накопитель;
3. подключить ОФД;
4. зарегистрировать кассу в налоговой;
5. установить программное обеспечение, дополнительные устройства (при необходимости);
6. настроить кассу (ввести все необходимые реквизиты и регистрационные данные);
7. напечатать чек регистрации;
8. заполнить в личном кабинете налогоплательщика отчет о регистрации кассы;
9. получить карточку регистрации.

Регистрация онлайн-кассы в ФНС доступна в электронном виде. Заявление подается в разделе «Учет ККТ» в личном кабинете налогоплательщика. Все, что нужно указать для регистрации, – номер ККТ и ФН, модель кассы, адрес и место установки оборудования.
Полученные данные налоговая проверит, присвоит онлайн-кассе индивидуальный номер. Его в течение 24 часов необходимо ввести в настройках ККТ для печати регистрационного чека. При ошибке или просрочке придется заново формировать отчет о регистрации кассы.

Регистрация кассы завершается процедурой формирования соответствующего отчета в личном кабинете налогоплательщика. Для этого в разделе «Отчет о регистрации ККТ» заполняется форма, в которой указывается номер регистрационного чека, время его печати и 10-значный фискальный признак.

После отчета ФНС формирует карточку регистрации онлайн-кассы. Процедура завершена. Можете принимать платежи.

Современное оборудование с интуитивно понятным интерфейсом не требует от кассира специальных навыков. Соответственно, профессиональное обучение не требуется. Освоение простых операций (продажа, возврат) осуществляется по демонстрационному принципу.

Суть использования онлайн-кассы – фиксация расчетов в реальном времени и передача фискальных данных в налоговую. Без подключения к интернету в такой ситуации не обойтись. Использовать для доступа к сети можно вайфай, встроенный модем или сим-карту сотового оператора.

Если связь непостоянная, фискальный накопитель обеспечит хранение данных и их автоматическую отправку при восстановлении соединения.

Важно: если в течение 30 дней фискальные данные не отправляются в налоговую, накопитель блокируется, а предприниматель получает штраф до 10000 рублей.

Фискальный накопитель (ФН) – неотъемлемая часть ККТ. Онлайн-кассу без него использовать не получится.

С технической точки зрения ФН – чип, на котором хранится информация о расчетах. Записанные на чип данные невозможно скорректировать.

Работает ФН даже тогда, когда отсутствует доступ к интернету.

Кроме записи и хранения данных, ФН выполняет еще одну функцию. Он отправляет информацию ОФД. Последний, в свою очередь, передает данные в налоговую.

С августа 2021 года регистрация онлайн-касс доступна только с фискальным накопителем нового образца – ФН-М. Он поддерживает три формата фискальных данных: 1.2, 1.1 и 1.05

Для осуществления взаиморасчетов с покупателями через онлайн-кассу предпринимателю, согласно ФЗ №54, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. ОФД, по сути, является посредником между бизнесом и налоговой. Он решает сразу несколько задач.

Во-первых, ОФД обрабатывает данные с фискального накопителя для передачи их в ФНС в реальном времени.

Во-вторых, он защищает информацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

В-третьих, ОФД обеспечивает безопасное хранение фискальных данных на серверах (минимальный срок – 5 лет).

И, наконец, оператор дает доступ к данным сотрудникам ФНС.

Связка «предприниматель – ОФД – налоговая» в реальной жизни выглядит следующим образом:

· Клиент приобретает товар в торговой точке. Он оплачивает покупку, получает чек. Способ расчета может быть разным. Через ККТ проводятся наличные расчеты, оплаты картой.

· Фискальный накопитель онлайн-кассы автоматически формирует электронную копию чека, отправляет данные оператору.

· ОФД проверяет данные, подтверждает получение, обеспечивает хранение на сервере и передачу в ФНС.

Требования в отношении ККТ определяются ФЗ №54 от 03.07.2018 (с актуальными поправками). На сегодняшний день с ОФД может работать касса:

· оснащенная фискальным накопителем;

· подключенная к интернету;

· настроенная на печать чеков с QR-кодами;

· умеющая отправлять электронные чеки на e-mail и/или телефон.

Также ККТ для работы с ОФД должна использовать фискальный накопитель ФН-М и формат документов 1.2.

Привязка онлайн-кассы к оператору фискальных данных осуществляется путем заключения договора с последним. Для этого на сайте ОФД необходимо зарегистрироваться и получить доступ к личному кабинету.

Важно: отдельно от регистрации самой онлайн-кассы подключение к ОФД не рассматривается. С заключения договора с оператором, по сути, регистрация кассового аппарата начинается.

Процедура подключения к ОФД предусматривает:

1. Регистрацию на сайте, вход в личный кабинет.

2. Подписание электронного договора и заявления (для этого используется ЭЦП).

3. Выбор тарифа, оплату услуг оператора.

4. Регистрацию кассы в ФНС.

5. Активацию фискального накопителя в ККТ и получение регистрационной карточки.

6. Ввод информации в личном кабинете ОФД (модель ККТ, номер ФН, принтера, регистрационный номер кассы).

7. Ввод настроек оператора (порт сервера, сервер, IP- адрес, ИНН и т.п.) в онлайн-кассе.

Заключить договор на обслуживание можно только с оператором фискальных данных из списка на сайте ФНС. Выбирайте любого из одобренных налоговой. Стоимость услуг составляет около 3000 рублей в год за одну онлайн-кассу.

Онлайн-кассы может быть недостаточно для обеспечения расчетных и учетных операций в точке продаж. Если вы планируете принимать к оплате карты, установите терминал эквайринга. Оборудование нередко можно получить в банке бесплатно.

Продаете алкоголь? Установите 2D-сканер. Обычный сканер штрихкодов пригодится для точки с большим ассортиментом. Его наличие на кассе оптимизирует работу кассира и ускоряет процесс взаиморасчетов с покупателями.

Перерегистрация ККТ нужна при изменении сведений, указанных в регистрационной карточке:

· наименование компании;

· адрес места установки оборудования;

· оператор фискальных данных;

· смена режима (автономный – обычный и наоборот);

· изменение сведений о работе оборудования в составе или вне автоматического устройства (например, подключение/отключение кассы от вендингового аппарата).

Изменение системы налогообложения продавца, ставки НДС, смена кассира не требуют перерегистрации ККТ. Сведения, которых нет в регистрационной карточке, при необходимости меняются прямо в настройках кассы.

Онлайн-касса перерегистрируется в заявительном порядке.

Важно: у каждого основания для перерегистрации есть свой код. Его необходимо указать в заявлении.

Проще всего перерегистрировать оборудование онлайн – через кабинет налогоплательщика или личный кабинет на сайте ОФД. Сроки ограничены: подавать заявление нужно в день изменений или на следующий день.

Согласно ФЗ №54 от 22.05.2003, без ККТ сегодня могут работать:

· некоторые предприниматели на патенте;

· ИП, чья деятельность предусматривает сдачу квартир в аренду;

· мастера по ремонту ключей, обуви и т.п.;

· продавцы разливных безалкогольных напитков;

· киоски с мороженым и газетами;

· те, кто рассчитывается только с юрлицами и ИП, причем по безналу;

· самозанятые.

Итак, без кассового оборудования работать может мало кто. Когда покупать и устанавливать онлайн-кассу, если закон обязывает вас ее использовать? Однозначно, до первой продажи!