Ликвидация компании: что делать с документами?

Бизнес закрывается, собственник принимает решение ликвидировать юрлицо. Запускается соответствующая процедура, логичным завершением которой является запись в ЕГРЮЛ. В процессе ликвидации и после ее завершения остается открытым вопрос документооборота. Срок хранения каждого документа определен действующим законодательством. И прежде, чем уничтожать бухгалтерские справки, кадровые приказы и налоговую отчетность, рекомендуем ознакомиться с несколькими законами:

• ФЗ № 14 от 08.02.1998 (актуален для ООО).
• ФЗ № 208 от 26.12.1995 (актуален для АО).
• ФЗ № 125 от 22.10.2004 (актуален для любого юридического лица).
• Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (актуален для ООО, АО).

С ликвидированной компании обязательства по хранению документов не снимаются. То есть нельзя просто уничтожить их после внесения записи в ЕГРЮЛ о закрытии организации. За уничтожение документации, нарушение сроков хранения ждут внушительные штрафы.

Но очевидно, что ликвидированное ООО или АО де-юре не может обеспечивать хранение документов. На этот случай действующим законодательством предусмотрена их передача в архив. Какие документы, когда и куда передавать? Давайте разберемся.

Первым делом сроки

Чтобы понять, уничтожать бумаги или передавать в архив, нужно определить срок его хранения. Если он истек, приказ, справка и т. п. подлежат уничтожению. Если период не истек, ликвидационная комиссия компании передает документацию в муниципальный либо государственный архив. Передаваться на хранение должны как действующие, так и архивные документы.

Передача осуществляется по договору. Перед его заключением с муниципальным (государственным) архивом ликвидационная комиссия классифицирует документы, составляет соответствующие перечни.

Как показывает практика, сложности нередко возникают с определением срока хранения. Во избежание ошибок учитывайте, что он отсчитывается не от даты создания (подписания) документа, а с начала следующего календарного года. Срок у документации по кадровому составу и коммерческих бумаг разный. Например, кредиторка и дебиторка (переписка, акты сверки, справки) хранятся минимум 5 лет, а исполнительные листы, личные карточки работников, лицевые счета – 75 лет.

Для документов бухучета установлен пятилетний срок хранения (ФЗ № 402 от 06.12.2011), если по ним была проведена ревизия. Исключения тоже имеются. Годовая отчетность и результаты аудита, например, подлежат постоянному хранению. В архив такие документы помещаются с соответствующей отметкой.

Что касается договоров, они относятся к документации долгого хранения (50–75 лет). Причем такие сроки установлены для договоров оказания услуг, выполнения работ и договоров ГПХ. До 50–75 лет хранятся и акты выполненных работ.

4 года – минимальный срок хранения налоговых документов. Для отдельных из них установлены временные рамки, не привязанные к календарю.

Приведем в пример бухгалтерскую первичку, подтверждающую расходы, которые уменьшают базу по налогу на прибыль. Если документы подтверждают убыток и он переносится на будущие периоды, то хранить их нужно в течение всего срока переноса убытка (НК РФ гл. 25).

Уничтожение документов

Итак, с периодом хранения разобрались. В ликвидируемой компании комиссия классифицировала документы, определила, что в архив, а что в утиль.

Важно: решение комиссии должно подтверждаться первичкой. Если речь о бумагах на утилизацию, составляется акт об их выделении и оформляется приемо-сдаточная накладная.

Отметим, что по накладной документы, являющиеся, по сути, бумажной макулатурой, передаются перерабатывающей компании. В документации указывается количество макулатуры (вес) и дата передачи.

Сотрудничать с приемщиком совсем не обязательно. Самостоятельно уничтожить ненужную, не подлежащую хранению бухгалтерскую, кадровую, налоговую и коммерческую первичку тоже можно. Поможет в этом обычный шредер. Если планируете воспользоваться этим методом, не забудьте оформить акт об уничтожении документов.

Что ждет нарушителей?

Непередача подлежащих хранению документов в архив влечет административную и уголовную ответственность. Санкции предусмотрены и за нарушение сроков передачи в архив. Также ответственность несут члены ликвидационной комиссии за уничтожение первички с неистекшим временем хранения. По УК РФ отвечать придется как раз за сокрытие, уничтожение документов.

Санкции за нарушение норм хранения определены КоАП (ст. 13.20 и 13.25). Административную ответственность несут юридические и должностные лица. Последние за некорректный учет, комплектование первички, использование архивных документов платят 300 – 500 рублей. Существенно выше штрафы в финансовом секторе. Должностные лица ПИФов, НПФов, компаний, являющихся профессиональными участниками рынка ценных бумаг, за нарушение сроков, порядка хранения официальных документов платят 2500 – 5000 рублей.

Вернемся к уголовной ответственности. Статья 325 УК РФ предусматривает несколько вариантов наказания. Это может быть штраф в размере дохода нарушителя за 18 месяцев (до 200 000 рублей) или до 480 часов обязательных работ. Исправительные или принудительные работы тоже могут быть назначены судом в качестве меры наказания. Срок – до 2 лет и 1 года, соответственно. За серьезные нарушения могут наказать сильнее. Речь идет об аресте на 4 месяца и лишении свободы вплоть до 1 года.

Возникают вопросы по хранению, уничтожению, передаче в архив документов при ликвидации компании? Обращайтесь к специалистам!