Неочевидные ошибки при списании дебиторской задолженности

Налогоплательщики на УСН в бухгалтерском учете списывают дебиторскую задолженность, как правило, за счет резерва по сомнительным долгам, или относят сразу на финансовый результат. В налоговом учете ее на расходы не относят, причем объект налогообложения значения не имеет. Четкий алгоритм учета почти исключает ошибки, чего не скажешь о процедуре списания.

Что может пойти не так

• Забывчивый бухгалтер. Безнадежная задолженность не списывается. Увеличиваются финансовые риски, страдает деловая репутация компании.
• Формальная инвентаризация задолженностей. Часть дебиторки теряется и зависает.
• Форма, а не содержание. По истечению трех лет с момента возникновения задолженности, она идет на списание по умолчанию. Возникает риск избыточного списания.
• Некомплект первичных документов. Есть договор с должником, пара платежек и безнадежная кредиторка – списываем.

Исправляем ошибки

Списывать безнадежную задолженность обязывает законодательство. Согласно ФСБУ, задолженность может быть признана безнадежной и списана по следующим основаниям:

• Истек срок исковой давности. Согласно ст. 196 ГК РФ, срок составляет 3 года с момента появления долга или последнего документального подтверждения задолженности.
• Должник прекратил деятельность (компания ликвидирована, что отражено в ЕГРЮЛ/ЕГРИП). Тут есть нюанс: основание работает только в случае банкротства или добровольной ликвидации должника. Если причина закрытия – недостоверность данных в реестре, безнадежной задолженность не признается, и, соответственно, не может быть списана.
• Окончено исполнительное производство. Невозможность взыскания подтверждена постановлением судебного пристава.

Своевременное списание дебиторки уменьшает риск дефицита оборотных средств, потери ликвидности и недополучения прибыли.

ФСБУ 28/2023 требует проводить инвентаризацию задолженностей минимум раз в год. Практика показывает, что этого недостаточно. Многим компаниям на УСН можно рекомендовать инвентаризировать дебиторку ежеквартально. Плюс годовая инвентаризация – перед сдачей бухгалтерской отчетности. Процедура не отличается от обычной инвентаризации: приказ руководителя, комиссия, утвержденные участки проверки, акт. Единственное, после такого мероприятия должна быть проведена сверка с дебиторами и собрана первичка, на основании которой задолженность можно списать (договоры, накладные, акты приема-передачи, платежные поручения и т.п.).

Срок исковой давности по дебиторской задолженности может прерываться. Если правоотношения между участниками сделки возобновляются, таймер отсчета обнуляется. То есть, три года считаем не от даты возникновения первичного долга, а от даты последних изменений (сверок, взаиморасчетов, пересмотра договоров и заключения дополнительных соглашений).Пропустили этот факт и списали дебиторку по умолчанию, а в налоговом учете отнесли сумму на расходы? Ждите доначислений от ФНС.

Налоговики любят проверять первичные документы по списанию безнадежных долгов. Договора и платежек может быть недостаточно. Подготовьте также накладные и акты, официальные письма, претензии и другие документы, подтверждающие не только факт заключения сделки и наличие взаиморасчетов, но и попытки взыскания до того, как долг стал безнадежным.

Дебиторская задолженность возникает, когда один участник сделки выполнил свои обязательства по договору, а другой – еще нет. Как эффективно с ней работать, отражать в учете и списывать без ошибок, расскажут наши специалисты. Обращайтесь!