Ошибки налогообложения материальной помощи

Материальная помощь была и остается мощным инструментом социальной поддержки работников. Работодатель вправе выплачивать ее в разных ситуациях: при наступлении радостных событий в жизни сотрудников, или когда они казались в сложной жизненной ситуации. Матпомощь может быть разовой и периодической, в натуральной и денежной форме. Выплачивается она по общим правилам. Но есть несколько подводных камней, на которых можно споткнуться.

Что может пойти не так

1. Материальная помощь включается в зарплату для целей налогообложения. Она учитывается при определении среднего заработка для расчета пособий и других выплат. В первом случае увеличивается налоговая база по НДФЛ, во втором средняя зарплата получается выше реального показателя (и рассчитанные на ее основе другие соцвыплаты, соответственно, тоже).
2. Помощь выплачивается неправомерно (на основании, не предусмотренном законодательством) или не выплачивается, когда есть возможность оказать сотруднику материальную поддержку.
3. По умолчанию независимо от оснований выплачивается необлагаемая налогом минимальная материальная помощь – 4 000 руб.

Исправляем ошибки

Согласно трудовому законодательству (ст. 451 ТК РФ, письмо Минтруда №14-1/ООГ-15412от 28.09.2020), материальная помощь не является зарплатой. Это социальная выплата, а значит, считается, начисляется и облагается налогами она по другим правилам. Начнем с того, что не вся матпомощь попадает под НДФЛ. По общим правилам не облагаются налогами выплаты до 4 000 руб. Но для отдельных видов помощи лимиты выше или отсутствуют (ст. 217 НК РФ):

• Матпомощь в связи со смертью членов семьи работника – без ограничений, налогом не облагается
• Детские выплаты (матпомощь при рождении или усыновлении ребенка) – 50 000 руб. не облагаются НДФЛ
• Матпомощь физическим лицам, пострадавшим от терактов на территории РФ – без ограничений, налогом не облагается
• Помощь в связи с утратой имущества при стихийном бедствии, пожаре – выплачивается при наличии справки, выданной МЧС России, налогом не облагается

Поскольку помощь относится к соцвыплатам, а не к зарплате, при определении среднего заработка она не учитывается.

Работодатель вправе, но не обязан оказывать дополнительную социальную поддержку сотрудникам. Работники не могут затребовать матпомощь, но могут обратиться с просьбой о ее оказании. Порядок выплат лучше закрепить в локальных НПА. Основанием для матпомощи может стать смерть сотрудника или члена его семьи, свадьба, рождение/усыновление ребенка, болезнь, выход на пенсию, утрата имущества, здоровья вследствие техногенной катастрофы и/или стихийного бедствия. По выплатам на основаниях, не предусмотренных законом, налоговая может затребовать пояснения. Что касается первичных документов, для начисления помощи достаточно заявления работника и приказа руководителя компании.

Унификация выплат допускается, поскольку выплата матпомощи – право, а не обязанность работодателя. Но такой подход несет репутационные риски. Стандартная необлагаемая налогом сумма может быть уместной по отдельным основаниям, например, выход сотрудника на пенсию. Детская или посмертная выплата в таком размере вряд ли повысит лояльность к компании.

Материальная помощь может выплачиваться действующим и бывшим сотрудникам. Как она считается, начисляется и облагается налогом в том и другом случае, наши специалисты подробно расскажут на консультации. Звоните!