Ошибки при организации и ведении КЭДО

За электронным кадровым документооборотом будущее. По крайней мере, так принято считать. Многие работодатели уже перевели документы в цифру полностью или частично. Те, кто в начале пути, объясняют свои опасения тем, что электронный документооборот не прощает ошибок.

Как бы то ни было, у КЭДО плюсов больше, чем минусов. И большинство допущенных ошибок можно исправить. Предлагаю рассмотреть несколько сложностей, с которыми чаще всего сталкиваются кадровики.

Что может пойти не так

• Удобный для взаимодействия между работником и работодателем инструмент может применяться в отношении большинства кадровых документов (ст. 22.1 ТК РФ). Но есть исключения, которые необходимо учитывать. Оформляя в электронном виде документы, для которых КЭДО не предусмотрен, вы нарываетесь как минимум на штрафы. А в некоторых случаях речь может идти даже об уголовной ответственности.
• Самостоятельная организация КЭДО – не всегда хорошо и безопасно. В нашей практике были случаи использования неподходящего сертификата цифровой подписи для заверки электронных документов, создания фиктивных кадровых документов. Последствия самые разные, от штрафных санкций со стороны ГИТ и ФНС до судебных разбирательств.
• КЭДО есть, а регулирующего документа нет. Переход на электронный документооборот – логичный шаг, учитывая цифровизацию. Но мало принять такое решение на словах. Его нужно зафиксировать документально. Отсутствие локального нормативного акта и/или его формальный характер (без детализации) – основание для претензий со стороны профсоюза, трудовой инспекции.

Исправляем ошибки

• Обращаемся к ст. 22.1 ТК РФ и запоминаем, что КЭДО не применяется в отношении журналов инструктажей по охране труда и аналогичных документов, актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении, трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Возьмем, например, приказ об увольнении. У работника есть ровно месяц на его обжалование. Бумажный документ, выданный сотруднику на руки, исключает возможность исправления даты работодателем задним числом в целях повлиять на срок давности.
• Есть несколько вариантов организации КЭДО. Самый простой – использование бесплатной платформы «Работа в России», интегрированной в Госуслуги. Главное преимущество решения в том, что работникам не требуется покупать ключ ЭЦП, если они имеют подтвержденные учетные записи на портале. Другой вариант – собственная информационная система. Ее можно использовать отдельно и подключать к Госуслугам. Создание и обслуживание системы требует ресурсов. Особое внимание следует уделять безопасности, надежности хранения документов и данных.
• Сначала принимается локальный нормативный акт (приказ, положение и т.п.), а затем решаются задачи по организации КЭДО. Если в компании есть профсоюз, его мнение на этот счет должно учитываться (ст. 22.2 ТК РФ). В ключевом ЛНА стоит прописать вид информационной системы, которая будет использоваться, порядок доступа к личным кабинетам, перечень документов в цифровом формате, порядок перехода на КЭДО и сроки уведомления сотрудников об этом. Также должны быть урегулированы вопросы подписания документов и ознакомления с ними. Нет конкретных сроков – нет и ответственности работников за просрочки.

Вам нужно организовать, настроить, скорректировать электронный документооборот? Обращайтесь! Мы возьмем на себя техническую часть и обеспечим консультационную поддержку, поможем избежать ошибок на старте и в процессе использования КЭДО.