Ошибки при ознакомлении сотрудников с ЛНА

Трудовое законодательство регулирует процедуру ознакомления сотрудников с локальными нормативно-правовыми актами на этапе приема на работу и в дальнейшем. За нарушение норм ТК РФ предусмотрена административная ответственность. Если коротко, то лучше ознакомить работника с ЛНА, чем этого не сделать. Но ознакомление должно быть своевременным и соответствовать регламенту.

Что может пойти не так

Сначала договор – потом формальности. Нередко работодатели начинают оформление трудовых отношений с кандидатом на вакансию с подписания договора. И уже после предлагают ознакомиться с колдоговором, положением об оплате труда и т. п. согласно действующему законодательству, это является нарушением порядка приема на работу. И если сотрудник заявит о нарушении, компанию ждет штраф.

В ЛНА внесли изменения, а сотрудников об этом не уведомили или уведомили на словах. В процессе работы пренебрегать формальностями – плохая идея. За то, что сотрудник не ознакомлен с изменениями в локальных нормативно-правовых актах, регулирующих правоотношения с работодателем, последнему грозит штраф.

Способ ознакомления с ЛНА выбран некорректно. Если вы прописали в трудовом договоре способ ознакомления сотрудника с локальными нормативно-правовыми актами, а использовали другой, это может быть выявлено при проверке ГИТ.

Неполный пакет ЛНА для ознакомления или выборочное ознакомление.

Исправляем ошибки

С локальными нормативно-правовыми актами сотрудника необходимо ознакомить до подписания трудового договора. Правило распространяется на всех работников (ст. 22 ТК РФ). Кстати, трудовое законодательство не обязывает участников правоотношений подписывать договор сразу по окончании переговоров, завершении собеседования и т.п. На подписание контракта де-юре у сторон есть три дня с того момента, как работник приступил к своим обязанностям. Де-факто договор считается заключенным со дня, когда сотрудник начинает работать.

О любых изменениях в положении об оплате труда, коллективном договоре и других общих локальных документах необходимо своевременно и в рамках установленных процедур уведомлять работников. Способы уведомления установлены трудовым законодательством. На сотрудников на больничных, в отпусках и в декрете правило тоже распространяется. Своевременное ознакомление работников с ЛНА снижает издержки. Просрочили процедуру или забыли о ней – будьте готовы заплатить в бюджет 30 000–50 000 руб. или 50 000–70 000 руб. за повторное нарушение. Штрафы предусмотрены и для должностных лиц, 1 000–5 000 и 10 000–20 000 соответственно.

Чаще всего для ознакомления с ЛНА используется один из следующих способов: условие в трудовом договоре, специальный журнал, лист ознакомления. Последний крепится к конкретному нормативному акту. Журнал содержит записи о разных ЛНА, с которыми работники ознакомляются под подпись. Условие в трудовой договор вносится, как правило, при существенном изменении правоотношений (должность, особенности выполнения работы, зарплата и другое).

Трудовое законодательство требует ознакомлять работников под подпись с колдоговором, положениями об оплате труда, об охране труда, о материальной ответственности, о коммерческой тайне, а также с правилами внутреннего распорядка и правилами хранения, обработки, использования персональных данных. Перечень закрытым не является. Рекомендуем ознакомлять сотрудников под подпись с любыми ЛНА, которые непосредственно касаются выполнения ими трудовых функций.

Унифицированных форм для ознакомления сотрудников с ЛНА не существует. Компании разрабатывают их самостоятельно. Что лучше, лист или журнал, когда и как использовать тот и другой, расскажут наши эксперты. Для записи на консультацию звоните!