Ошибки при предоставлении характеристики с места работы

Характеристика не входит в базовый пакет кадровых документов. Как правило, она не оформляется по умолчанию. Но если работник запрашивает документ, работодатель должен его предоставить. Справедливости ради стоит отметить, что обязанность оформлять характеристики на сотрудников за работодателем не закреплена. Тем не менее трудовое законодательство требует от него представления по запросу тех документов, которые касаются работы. Характеристика входит в их число (ст. 62 ТК РФ). Соответственно, за необоснованный отказ работодатель может получить штраф по ст. 5.27 КоАП.

При оформлении документа иногда допускаются ошибки. Некоторые из них несут в себе серьезные риски. Например, работодателя могут обвинить в разглашении конфиденциальной информации. Как минимизировать риски, расскажем дальше.

Что может пойти не так

Вы указываете в любой характеристике полный пакет персональных данных (ФИО, паспорт, СНИЛС и т.п.). В большинстве случаев работники не обращают на это внимания. Но вероятность того, что работодателя обвинят в нарушении закона о персональных данных, не нулевая.

Формальный подход к оформлению характеристики удобен работодателю, но не всегда удовлетворяет работника или внешний запрос. Использование одного шаблона для всех типов документа – не лучшее решение.

Характеристика согласовывается с работником. В документ вносятся правки по его запросу.

Не выдаются отрицательные характеристики, поскольку это вредит репутации фирмы.

Исправляем ошибки

В характеристиках может указываться ограниченная персональная информация о работнике. Реквизиты удостоверения личности и других документов не обязательны. Если же вы используете шаблон с полными персональными данными или работник запрашивает соответствующую характеристику, убедитесь, что не нарушаете ФЗ №152 от 27.07.2006. При необходимости запросите у сотрудника согласие на использование персональных данных (письменное, под подпись).

Характеристики бывают трудовые и нетрудовые, положительные, нейтральные, отрицательные. С тремя последними все понятно. А первые две иногда путают. Если коротко, в трудовой характеристике в фокусе компетенции, навыки, профессиональные достижения сотрудника, а в нетрудовой – его личностные качества, социальные навыки. За то, что характеристика не соответствует запросу, штраф не предусмотрен. Но это может негативно сказаться на репутации работодателя, который ее выдал.

Работодатель не обязан согласовывать характеристику с сотрудником. Если работник не согласен с формулировками в документе, которые при этом являются объективными, он может обсудить это с уполномоченным лицом в компании, но не вправе требовать внесения правок.

Характеристика должна быть объективной. Наличие и количество отрицательных характеристик само по себе не работает против репутации компании. Некомпетентные сотрудники, работники, чьи личностные качества мешают выполнению служебных обязанностей, встречаются в любом бизнесе. Но отказывать им в выдаче характеристик только на том основании, что в документе будут указаны ошибки, непрофессионализм, отрицательные качества, не вариант. За невыдачу документов, которые относятся к трудовой деятельности, для работодателей предусмотрена административная ответственность.

Хотите разобраться с характеристиками и не только? Возникают вопросы по оформлению, передаче, хранению дополнительных кадровых документов? Наши специалисты по HR и учету к вашим услугам. Обращайтесь, проконсультируем!