Ошибки при работе с электронными трудовыми книжками

Электронные трудовые массово работодатели начали вести сравнительно недавно. Не удивительно, что периодически в документах допускаются ошибки. И не важно, что послужило причиной — человеческий фактор или технические проблемы в системе ЭДО, ошибки нужно исправлять. А еще лучше позаботиться о том, чтобы их было как можно меньше.

Ошибки в электронной трудовой несут репутационные, финансовые, налоговые риски для работодателя. По этому вопросу активно формируется судебная практика. Несколько типичных ошибок и их последствий рассмотрим ниже.

Что может пойти не так

1. Неверно указанные или неполные сведения. В электронной трудовой должны быть указаны все ключевые данные работника. Если работодатель какие-то сведения потерял или указал некорректно, не полностью, а потом не исправил по заявлению работника, он может понести дополнительные расходы. Работник обратится в суд, где затребует не только внесение изменений в электронную трудовую, но и компенсацию морального вреда, судебных расходов.
2. Некорректное основание увольнения. Формулировка основания увольнения в трудовой книжке должна соответствовать указанной в приказе и других документах. Если вы озвучиваете работнику одно, а в трудовой указываете другое, будьте готовы к претензиям.
3. Невыдача СТД-Р. Увольнение работника должно подтверждаться соответствующими документами. В последний рабочий день сотруднику выдается бумажная трудовая (если она ведется) или сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Форму СТД-Р уволенный может получить не только у работодателя, но и в СФР, МФЦ, на Госуслугах. Но это не значит, что можно пренебречь оформлением документа.

Если работодатель не выдал при увольнении сведения о трудовой деятельности (электронную трудовую), работник может потребовать компенсацию за отсутствие возможности трудоустроиться (ст. 234 ТК РФ). Также, если увольнение потенциально проблемное (по инициативе компании, например), работник, не получивший СТД-Р, может затягивать обжалование. Формально у него на это есть месяц от даты получения копии приказа об увольнении, бумажной трудовой или формы СТД-Р (ч. 1 ст. 392 ТК). Дата фактического расторжения трудового договора значения не имеет. Главное, когда получены документы, подтверждающие увольнение. И если какого-то документа в пакете не хватает (даже если это СТД-Р, которую работник может получить в другом месте), срок обжалования отодвигается.

Исправляем ошибки

1. Неверно указанные или неполные сведения. Если работник обнаружил ошибку и потребовал ее исправить, работодатель должен сделать это в ближайшее время. А также компании или ИП придется подавать корректирующую отчетность в СФР.
2. Некорректное основание увольнения. Работник вправе оспорить основание увольнения в судебном порядке. Если суд признает увольнение с конкретной формулировкой незаконным и обязывает работодателя изменить ее, а также дату увольнения, делать это следует сразу после вступления решения суда в силу. Просрочка чревата негативными последствиями, в частности еще одним судом. Если уволенный сотрудник при попытке устроиться на другую работу получит отказ по причине записи в электронной трудовой, он вполне может обратиться в суд и потребовать от бывшего работодателя, который не внес в документ изменения вовремя, компенсацию за вынужденный прогул.
3. Невыдача СТД-Р. Выдавайте выписку из электронной трудовой книжки в день увольнения. Не стоит надеяться на то, что работник запросит ее в МФЦ или получит через Госуслуги.

Практика показывает, что дела в судах работники выигрывают редко. Но любой суд — это затраты и репутационные риски. Их можно и нужно минимизировать.