Ошибки при работе с персональными данными сотрудников

До начала работы с персональными данными нужно разработать, утвердить внутренние документы, которые регламентируют соответствующие процедуры. ЛНПА не могут противоречить ФЗ № 152 от 27.07.2006.

Прежде чем обрабатывать персданные, необходимо уведомить Роскомнадзор в установленном порядке. Также приказом руководителя следует назначить ответственного сотрудника. Что касается непосредственно получения и обработки персональных данных сотрудников, есть несколько нюансов, которые стоит учесть.

Что может пойти не так

Получение персональных данных с неясной целью. Последняя не озвучивается субъекту или намеренно искажается.

Получение персональных данных из документов, которые соискатель или сотрудник не представлял. Иногда желание как можно тщательнее проверить кандидата на должность или работника может сослужить плохую службу. За сбор персданных, полученных незаконно, придется отвечать по закону.

Получение персданных сотрудника от третьего лица без запроса и уведомления субъекта.

Обработка персональных данных без согласия сотрудника.

Игнорирование запросов сотрудника на тему обработки данных.

Исправляем ошибки

Работодатель имеет право на получение персданных сотрудника только для выполнения требований закона, например, представления сведений в Соцфонд или налоговую. Также законом установлены следующие цели: содействие в продвижении по службу, получении дополнительного образования (направление на курсы повышения квалификации и/или последипломное обучение), обеспечение безопасности (введение видеонаблюдения и/или пропускного режима), обеспечение сохранности имущества (учет материальных ценностей). Если получение персональных данных сотрудника этим целям не соответствует, работодатель может быть привлечен как минимум к административной ответственности.

Персональные данные получить законно можно только у субъекта, то есть у самого соискателя или работника. При приеме на работу физлицо представляет работодателю документы, из которых могут и должны браться соответствующие сведения (ФИО, дата и место рождения, реквизиты удостоверения личности, СНИЛС, социальное, семейное положение, специальность, профессия, опыт работы и т.п.). Персональные данные сотрудников можно получить из личной карточки № Т-2, трудового договора, справок и кадровых приказов (ст. 65, 86 ТК РФ).

Работодатель может получить персданные у третьих лиц, например, по месту учебы сотрудника или по месту предыдущей работы (ст. 86 ТК РФ). Для этого нужно, во-первых, уведомить субъекта персональных данных и получить письменное согласие, во-вторых, направить официальный запрос в компанию, вуз и т.д.

По умолчанию для обработки персданных необходимо получить письменное согласие работника. Но есть исключения. Без согласия сотрудника можно обрабатывать персональные данные для исполнения обязанностей по закону, а также исполнения судебных решений и актов. Важно: согласие на обработку данных не дает работодателю права передавать их третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Право работника запрашивать у работодателя информацию о том, как обрабатываются его персональные данные, закреплено ФЗ № 152. Для ответа на письменный запрос у вас есть 10 рабочих дней с момента его получения. Если на предоставление информации нужно больше времени, уведомьте об этом заявителя в течение 10 дней и получите фору в 5 дополнительных рабочих дней.

Как работать с персональными данными, если вы в этом новичок, расскажут наши эксперты. Обращайтесь!