Ошибки при работе с удаленщиками

Дистанционная работа остается достаточно распространенной. Удаленщики сегодня работают как на территории страны, так и за рубежом. От места работы зависит, например, то, выступает ли работодатель налоговым агентом.

Зарплата дистанционного работника по-разному облагается НДФЛ и страховыми взносами, когда он работает в РФ и за ее пределами. И в 2024 году в порядке налогообложения кое-что меняется.

Что может пойти не так

Согласно ТК РФ (ст. 57), в трудовой договор с удаленщиком в обязательном порядке включаются сведения о месте работы. При этом само понятие действующим законодательством не определено. Но это не значит, что требованием о его указании в трудовом договоре можно пренебречь.

Доходы удаленного работника облагаются НДФЛ. Со ставкой можно ошибиться, особенно если сотрудник работает за рубежом или часто там бывает. Использование некорректной ставки – путь к доначислению налогов или переплате в бюджет.

Удаленные сотрудники являются застрахованными лицами. И уплата страховых взносов за них ложится на плечи работодателя. Если дистанционщики оформлены официально, с ними заключены трудовые договоры, не платить страховые взносы нельзя.

Исправляем ошибки

Местом работы удаленщика в договоре можно указать населенный пункт, в котором фактически пребывает сотрудник. Детализировать адрес нет необходимости. Если в договоре указан район, улица, дом, квартира, стоит сотруднику сменить дислокацию, придется вносить изменения в кадровые документы.

Если дистанционный работник пребывает в РФ меньше 183 дней в год, он получает статус нерезидента. Соответственно, доходы удаленщика облагаются НДФЛ по ставке 30%, а не 13% или 15% как у резидентов. Отметим, что статус для целей налогообложения придется определять до конца 2023 года. С 2024-го отслеживать его не придется.

Согласно ФЗ №389 от 31.07.2023 и поправкам, внесенным в НК РФ, теперь не важно, где находится дистанционный работник физически. Выплаты облагаются НДФЛ по следующим ставкам: 13% при годовом доходе до 5 млн. руб., 15% – свыше 5 млн. руб. Место работы, указанное в трудовом договоре, тоже значения не имеет. Если в 2024 году вы собираетесь работать с удаленщиками или продолжаете сотрудничество с ними, готовьтесь исполнять обязательства налогового агента, удерживать НДФЛ по ставкам, актуальнымдля сотрудников – резидентов РФ.

Что касается страховых взносов, в 2024 году в отношении дистанционных работников ничего не меняется. Их доходы облагаются взносами в общем порядке. Актуальными остаются отчисления на ОПС, ОМС и социальное страхование (ст. 420 НК РФ). Согласно письму Минфина №03-04-05/27507 от 25.03.2023, от фактического местонахождения удаленщика порядок начисления и уплаты страховых взносов не зависит. Страхование обеспечивает дистанционным работникам социальные гарантии. Разумеется, если работодатель исполняет обязательства по начислению и удержанию соответствующих сумм.

Итак, с НДФЛ и страховыми взносами разобрались, остаются налоговые вычеты. Они положены только дистанционщикам резидентам. Чтобы не допускать ошибок, статус удаленных работников все-таки придется отслеживать.