Ошибки при учете расходов на ЭЦП

Электронный документооборот сегодня – необходимость. При переходе на него первое, что делается – оформляется электронно-цифровая подпись. С ее помощью в дальнейшем подписываются внешние и локальные документы (отчеты, счета, накладные, приказы и т.п.).

Оформление ЭЦП не бесплатное. Соответственно, расходы придется учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Что может пойти не так

Затраты на получение ЭЦП относятся на внереализационные расходы. Налоговики требуют пояснений, не принимают декларацию.

Компания получает несколько ЭЦП (организации, директора, главного бухгалтера), и списывает расходы каждый раз по-разному. Возникает путаница в учете. Это может стать поводом для запроса пояснений и документов в ходе налоговой проверки.

Срок действия сертициката ЭЦП не совпадает со сроком списания расходов. ЭЦП действует 1 год, а расходы списываются единовременно.

Исправляем ошибки

Изготовление сертификата и ключа ЭЦП осуществляется удостоверяющим центром. Услуга платная, расходы подтверждаются первичными документами. Для налогообложения прибыли затраты на ЭЦП относятся на прочие расходы по основной деятельности (прочие расходы, связанные с производством и реализацией). Обоснование: без ЭЦП компания не может перейти на ЭДО. А без электронного документооборота сегодня работать почти невозможно, хотя бы потому, что ИФНС не принимает большую часть отчетов на бумажном носителе. Для подтверждения расходов сохраняется договор с удостоверяющим центром, счет-фактура, накладная и акт об оказании услуг. Почему прочие расходы? – спросите вы – а не, скажем, материальные? Все просто: перечень прочих расходов открытый. То, что услуги удостоверяющих центров в него не входят, не является проблемой. Затраты на ЭЦП можно учесть как расходы на оплату услуг вычислительных центров, а также информационных систем (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) или информационные, юридические услуги (подп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Со списанием расходов на ЭЦП не все так однозначно. Если компания применяет метод начисления (ст. 272 НК РФ), она может признавать расходы в налоговом учете в течение срока, определенного самостоятельно и закрепленного в учетной политике, или равномерно в течение срока действия договора. Признать расходы можно на последнее число отчетного периода, на дату предъявления документов, на основании которых производятся расчеты, или на дату расчетов по условиям договора. Как видите. Однозначного ответа на вопросы, как признавать, и когда списывать расходы, нет. Но есть нюанс: делать то и другое необходимо каким-то одним способом. Это базовая рекомендация налоговиков. Чередование способов учета, признания и списания расходов – нарушение базовых правил и принципов бухгалтерского, налогового учета. Начнут проверять, копнут глубже, и с вероятностью 99,9% найдут нарушения. Не давайте лишнего повода для проведения налоговой проверки. Используйте один способ признания, списания расходов, и, чтобы не возникало вопросов, фиксируйте его в учетной политике.

Разовое списание расходов на годичную ЭЦП ошибкой не является. Но иногда налоговики требуют сопоставления сроков. Можно разделить стоимость услуги на весь период его действия сертификата. Но применять такой способ списания расходов налогоплательщик не обязан. Если списали единовременно, а ИФНС требует разбивку на год, в ответе на требование сошлитесь на нормы ст. 272 НК РФ, которые не дают однозначного ответа, как правильно, и оставляют право выбора за налогоплательщиком.

Остались вопросы по признанию и списанию расходов на ЭЦП? Звоните, проконсультируем!