Ошибки при возврате переплаченного НДФЛ

Налоговая реформа продолжается. Правила снова меняются. Растут лимиты и вычеты НДФЛ, расчеты становятся сложнее – увеличивается риск переплат по налогу в 2026. И это не просто ошибки учета. Речь идет о том, что работодатель законодательно обязан вернуть незаконно удержанные средства сотрудника, причем как можно скорее. В противном случае не избежать начисления пеней, а в худшем случае – штрафов.

Что может пойти не так

Переплата возникает в следующих случаях:

1. Документы на детские вычеты поступают с задержкой. В 2025 году заявление на вычет подается, только если один родитель отказывается в пользу второго. С 2026-го право на льготу нужно подтверждать документально. Если заявление подается не с начала года, налог удерживается на общих основаниях. Возникает переплата. Работодателю приходится делать перерасчет и обеспечивать возврат излишне уплаченной сумы.
2. Доход работника корректируется задним числом (например, при сторнировании начислений). Налоговая база уменьшается. Сумма удержанного НДФЛ оказывается больше, чем нужно.
3. Бухгалтер включает в налоговую базу выплаты, которые частично или полностью не облагаются НДФЛ. Возникает переплата.
4. Сотрудник-нерезидент в течение года меняет статус – получает российский паспорт. Для него меняется налоговая ставка, и возникает разница удержанного НДФЛ. Эту разницу работодатель обязан вернуть, причем не по итогам года.

А теперь об ошибках непосредственно при возврате. На первом месте: переплата возвращена сотрудника, а ФНС об этом ничего не знает.

Исправляем ошибки

Переплата НДФЛ возникает, когда работодатель удерживает с выплат в адрес сотрудника больше, чем положено по закону. Причины разные, решение одно – возврат излишне уплаченного налога. Но есть нюанс: нужно, чтобы не возникло проблем с ФНС и сотрудник остался доволен.

Алгоритм возврата НДФЛ включает следующие этапы:

• Перерасчет НДФЛ. Определение точной суммы переплаты.
• Уведомление работника в десятидневный срок от даты обнаружения ошибки (письменно). Документ составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием причины удержания лишнего НДФЛ, суммы переплаты и банковских реквизитов.
• Заявление от сотрудника на возврат налога. Документ может быть оформлен в бумажном и электронном виде. В последнем случае есть два условия: компания применяет КЭДО, сотрудник имеет действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.
• Распоряжение о возврате излишне уплаченного налога. Способы возврата: из бюджета через ФНС (документальное подтверждение переплаты, обращение в налоговую) или за счет текущих выплат, перечисляемых работникам.

На всё про всё у работодателя есть три месяца. Если в этот период возврат НДФЛ не осуществляется, за каждый день задержки начисляется пеня.

Возврат налога нужно не только вовремя сделать, но и правильно оформить. Когда компания возвращает НДФЛ работнику, но не уведомляет об этом ФНС, возникает искажение учетных данных и отчетности. Налог платится и отражается в декларации, уменьшенный на возврат. А на ЕНС висит обязательство в полном объеме. Налоговая видит недоимку и начисляет пени за просрочку. Чтобы этого не произошло, нужно подать корректирующее авансовое уведомление сразу после осуществления возврата НДФЛ. При работе с двойными уведомлениями необходимо проверить, учтен ли возврат в ближайшем документе.