Ошибки при выборе электронного финансового архива

Бумажный документооборот сокращается все больше. Компании нередко выбирают ЭДО, поскольку это удобно, безопасно и эффективно. Средняя фирма за месяц обрабатывает несколько тысяч финансово-хозяйственных документов. И если первичка бумажная, архив может занимать немалую часть площади офиса. К тому же искать нужные документы на бумаге долго и неудобно. Электронный архив – совсем другое дело. Но чтобы все работало как часы, нужно правильно выбрать техническое решение и не допустить ошибок на старте.

Что может пойти не так

Функциональность системы не соответствует потребностям бизнеса.

Поиск единого универсального решения не дает результатов.

Организации финансового архива уделяется недостаточно внимания.

Сбоит интеграция с внутренними учетными системами.

Некорректно используется искусственный интеллект.

Исправляем ошибки

Финансовые архивы бывают разные. Если ключевым критерием выбора системы является не функциональность, а, скажем, стоимость, компания может столкнуться с серьезными проблемами. Например, архив не позволит разграничить права доступа так, как это необходимо. Придется пересматривать регламент, менять алгоритм работы с электронными документами или искать новую систему, переносить в нее все данные. Второй вариант вдобавок к неудобствам дает дополнительные расходы.

Универсальное техническое решение в ЭДО – самый настоящий Грааль (все хотят его найти, но никому не удается, и даже не понятно, существует ли этот феномен в принципе). Как показывает практика, в поисках универсального финансового архива теряется время и растрачиваются ресурсы. Не хотите нести дополнительные расходы и отсрочивать автоматизацию, выбирайте архивы по принципу «разные задачи – разные решения». Кстати, это рекомендация Росархива. Как работает подход, покажем на примере. У нас есть сметная документация и текущая бухгалтерская первичка. Какой архив для чего выбираем? Для смет подойдет система, которая формируется от проектов, обеспечивает долгосрочное хранение, удобный доступ к файлам разной давности. Для бухгалтерской первички со сроком хранения до 10 лет важен оперативный доступ, связь между документами. Решить задачи позволит архив со структурой, которая выстраивается от номенклатуры.

Электронный финансовый архив должен соответствовать требованиям законодательства. В их число входит, как минимум, поддержка ЭЦП, обеспечение связи между документами и инструменты для контроля полноты архива. Бухгалтер оценит такие функции системы, как массовая и выборочная выгрузка и удобная фильтрация.

Интегрировать финансовый цифровой архив нужно как минимум с ЭДО фирмы, учетной системой, витриной данных. Специальные условия выдвигаются компаниям, которые попадают под налоговый мониторинг. Ошибки интеграции увеличивают риск получения штрафов.

Интеллектуальные сервисы могут помочь в заполнении электронного архива. Их использование снижает издержки и автоматизирует рутину. Бухгалтер может делегировать часть работы ИИ. Например, интеллектуальные сервисы отлично справляются с занесением первичных документов в систему, проверкой реквизитов и сумм, сопоставлением номенклатуры.

И, конечно, не стоит забывать о безопасности. Разграничение прав доступа – обязательная опция для современного финансового электронного архива. Она нужна и для налогового мониторинга. Чтобы пройти проверку, не придется приглашать инспектора, достаточно будет дать ему доступ к соответствующим документам в архиве.

Какие системы могут подойти вашему бизнесу, подскажут наши специалисты. Для консультации звоните!