Ошибки при заверении копий документов

Ваш ежедневный документооборот может исчисляться несколькими документами и десятками, сотнями документов. В том и другом случае может потребоваться заверение копий. Копии представляются проверяющим, в суд, контрагентам, сотрудникам. Юридическую значимость документам дает отметка о заверении копии – реквизит 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если установленные стандартом нормы при его оформлении не соблюдаются, копии могут быть признаны недействительными.

Что может пойти не так

В организации нет подлинника документа. Вы делаете копии с копий, заверяете их с оригиналов. Это работает, но до первой серьезной проверки.

Некорректно указаны реквизиты заверенной копии. Отметки «Копия верна» и подписи недостаточно.

Копия электронного документа визируется неуполномоченным лицом и/или отправляется адресату без сопроводительного письма.

На бумажной копии ставится неправильная отметка о заверении или документ заверяется дополнительной печатью.

Исправляем ошибки

По закону заверенная копия может быть сделана только с оригинала. Это прописано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Отметкой о заверении подтверждается соответствие копии подлиннику. Наличие последнего ФНС или другой регулятор может проверить в любой момент. Важно: стандартом также предусмотрено указание места хранения подлинника (организация, адрес, номер дела, год и т.д.). Если на дату заверения копии оригинала в указанной организации нет, документ может быть признан недействительным, а субъект, нарушивший правила хранения документов – привлечен к административной ответственности. Избежать проблем и последствий позволяет простое правило: заверяем только копии, сделанные с подлинников.

Упомянутые стандарты регламентируют не только порядок заверения копий документов, но и указания реквизитов. Что касается отметки, допускаются варианты «Верно», «Копия верна». Также обязательными реквизитами являются: дата заверения копии, место хранения подлинника, подпись уполномоченного лица с расшифровкой (должность, ФИО) и печать организации. Отсутствие любого реквизита проблематизирует установление правового статуса документа.

Электронные документы тоже копируются и заверяются. Процедура примерно такая же, как в случае с бумажными экземплярами, но с поправкой на формат. Дата, как правило, автоматически проставляется программой, в которой формируется копия. А подписывается документ квалифицированной цифровой подписью. Чаще всего копии визирует руководитель. Если используется подпись другого лица, полномочия последнего должны быть подтверждены машиночитаемой доверенностью. Если электронная копия не отправляется по ТКС, а представляется на электронном носителе, к нему оформляется сопроводительное письмо. В нем указывается дата создания копии, место хранения подлинника (наименование информационной системы), название файла с указанием формата и объема в байтах. Если электронный документ распечатывается, он заверяется по правилам бумажной копии.

Возвращаясь к бумажным документам, отметим, что нередко для упрощения процедуры используется соответствующий штамп. Информация на нем должна соответствовать требованиям к реквизиту «Отметка о заверении копии». Это важно учитывать на этапе заказа и утверждения макета оттиска. Что касается печати, для заверения копий не подходят дополнительные варианты (канцелярия, для справок и т.п.). Полную юридическую силу имеют только документы, заверенные основной печатью организации.

Сомневаетесь в качестве представленной копии? Мы проведем экспертизу и подтвердим юридическую значимость или укажем на проблемы. Обращайтесь!