Ошибки в бухгалтерской первичке

Первичные документы – основа учета. Их отсутствие делает финансово-хозяйственные операции «невидимками». Де-факто они есть, а признать и учесть в целях налогообложения их нельзя.

Но важно не только наличие первичных документов. Их качество имеет большое значение. Первичка с серьезными (существенными) ошибками приравнивается к ее отсутствию.

Что может пойти не так

Отсутствуют обязательные реквизиты или указаны некорректные сведения. Существенной ошибка считается для любых первичных документов, от договоров и счетов-фактур до товарных накладных.

Присутствуют несанкционированные изменения (помарки, правки, подчистки). Речь идет о документах на бумаге. Такой первички становится все меньше, но требования к оформлению не меняются. На счетах, договорах, накладных и т.п. внесенные вручную правки не допускаются.

Исправляются документы, в которые нельзя вносить правки по закону.

Исправление электронных первичных документов в одностороннем порядке. Внесение правок в таком формате может спровоцировать спор и даже судебное разбирательство. О том, что придется объясняться с налоговой, если изменения касаются суммы сделки и/или НДС, и говорить нечего.

Исправляем ошибки

С некорректной первичкой расходы нельзя принимать к учету. Если вы обнаружили отсутствие обязательных реквизитов в документах поставщика, запросите исправленные, не дожидаясь налоговой проверки. Если некорректные данные в первичке выявит инспектор, вы получите доначисления и штраф. Важно: для каждого типа документов установлен свой порядок внесения изменений. Счет, например, можно исправить, выставив новый – корректировочный. А для исправления отдельных данных в договоре придется заключать дополнительное соглашение.

Допустили ошибку в счете или накладной на бумаге? Вносите изменения в документ по горячим следам, распечатывайте и подписывайте новый. А старый (некорректный) изымайте. Если первичка уже ушла к поставщику, корректировочные формы в помощь. Но не злоупотребляйте опцией исправлений. Корректировки счетов и накладных от сделки к сделке не лучшим образом сказываются на деловой репутации.

Банковские, кассовые и некоторые другие документы не могут быть исправленными. Какие формы корректировать нельзя, Центробанк расписал в Указаниях №3210-У от 11.03.2014.

Электронные документы корректировать несколько сложнее, чем бумажные. Стоит отметить, что порядок аннулирования первички с ошибками не установлен (письмо ФНС №ЕД-4-15/20928 от 11.10.2019). Его утверждение ложится на плечи контрагентов. Стороны сделки могут договориться об аннулировании электронной первички с ошибками без правовых последствий. Важно: в общем порядке изменения в ЭДО подтверждаются и продавцом, и покупателем. В документе должно быть 2 файла обмена. В противном случае он будет считаться оформленным некорректно и не имеющим юридической силы. Уменьшить риски при корректировке электронной первички можно, используя дополнительные реквизиты «дата, номер исправления». При этом обязательные реквизиты (дата создания документа, номер) остаются такими же, как в первоначальных документах.

Мы подберем для вашего бизнеса унифицированные формы первичных документов или разработаем отдельные с учетом специфики деятельности, загрузим в базу, настроим автоматическую проверку на соответствие нормативным требованиям. Также наши специалисты помогут исправить ошибки в существующей электронной и бумажной первичке. Обращайтесь!