Ошибки в ЕФС-1, за которые точно оштрафуют

Отчетность нужно сдавать вовремя и в полном объеме, это ни для кого не секрет. Сегодня поговорим о форме ЕФС-1 и о том, какие ошибки Соцфонд находит в отчетности чаще всего.

Что может пойти не так

• В отчете указаны неточные или недостоверные сведения. Допущены ошибки в разделе 1 и/или 2. За нарушение предусмотрен штраф по ФЗ № 27 от 14.07.2022.
• Форма сдана с опозданием или не представлена. За нарушения предусмотрены штрафы по ст. 15.33.2 КоАП, а также по ФЗ № 27 от 14.07.2022 и ФЗ № 125 от 04.05.2023.
• Используется некорректный формат отчетности.
• Привычный способ сдачи отчетности не работает. Возникает просрочка.

Исправляем ошибки

ЕФС-1 – это единая форма сведений персонифицированной отчетности. В Разделе 1 указываются сведения о трудовой деятельности, страховой стаж, зарплата и дополнительные взносы на пенсию. В Разделе 2 – начисления страховых взносов на ОСС от профзаболеваний и несчастных случаев на производстве. Типичной ошибкой является представление неполных сведений о застрахованных лицах. Чтобы ее исправить, заполняем отчет в соответствии с кадровыми документами. Если каких-то сведений не хватает, запрашиваем у застрахованного лица или берем из доступных реестров. Важно: актуализируем сведения перед каждой отправкой формы в Соцфонд. Если персональные данные работника изменились, запрашиваем документы, согласие на обработку и использование данных, корректируем сведения в базе КЭДО.

Для сводной формы персонифицированной отчетности нет единого срока сдачи в Соцфонд. Разделы сдаются отдельно. Раздел 2 – ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным. В Разделе 1 сроки установлены отдельно для подразделов. В целом, они аналогичны сдаче СЗВ-ТД. Заполняется реестр в соответствии с кадровыми мероприятиями, которые прошли в компании в отчетном периоде. Если приняли/уволили сотрудника, отчитываемся в тот же или на следующий рабочий день. То же самое по ГПД. По переводам работников отчитываемся до 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода. Страховой стаж актуализируем ежегодно, подраздел обновляем в форме до 25 января года, следующего за отчетным. В те же сроки подаем сведения по пенсионерам-досрочникам. Подраздел с дополнительными взносами на накопительную пенсию сдаем ежеквартально.

В большинстве случаев ЕФС-1 сдается в электронном виде. Исключение сделано для компаний и ИП, у которых работает до 10 человек, они могут отчитываться на бумаге. Важно: считается общая численность сотрудников, как штатников, так и исполнителей по гражданско-правовым договорам. Представление отчета на бумаге фирме с 10 сотрудниками, которые оформлены по трудовым договорам, и 1 с ГПД засчитано не будет. Соцфонд не примет форму, квалифицирует это как неисполнение обязательств и оштрафует на 1000 руб. Как исправить? Вариант 1: проверять численность сотрудников ежемесячно, особенно при текучке кадров. Вариант 2: использовать электронный формат по умолчанию.

1 августа 2025 СФР прекратил принимать персонифицированную отчетность через ЭДО и перешел на Единую Цифровую Платформу. И теперь, чтобы представлять сведения о сотрудниках, работодателю нужно подключиться к ЕЦП на официальном сайте Фонда (раздел «Технологическая информация для операторов ЕЦП СФР»). Для подключения нужна машиночитаемая доверенность, если отчетность подписывает не руководитель компании, а другой сотрудник (например, главбух).

❗Нужно проверить ЕФС-1 и исправить ошибки? Мы сверим сведения, подготовим и подадим уточненку и поможем избежать штрафов. А также проконсультируем по работе с ЕЦП СФР – обращайтесь!