Ошибки в оформлении и оплате отпусков новым сотрудникам

Трудовое законодательство определяет порядок и правила предоставления, оплаты отпусков. Новый сотрудник, согласно ст. 122 ТК РФ, может уйти в отпуск спустя 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Последний же вправе отказать, сославшись на производственную необходимость. Если такая необходимость действительно имеет место, это должно быть документально подтверждено. В противном случае есть риск возникновения трудового спора, в котором ГИТ и суд (если до него дойдет) встанет на сторону работника.

Что касается оформления, оплаты первого отпуска, важно следовать нормам ТК РФ и в неоднозначных ситуациях принимать решения после консультации с экспертами.

Что может пойти не так

В отпуск – через полгода после трудоустройства, и ни днем раньше. Норма о 6 месяцах непрерывной работы у одного работодателя актуальна, но распространяется не на всех сотрудников. Отдельные категории работников под нее не попадают. Правда, сами они могут об этом не догадываться. Но это не повод для работодателя нарушать трудовое законодательство.

Новые сотрудники не включаются в график отпусков. С предоставлением последних возникает путаница, особенно если запросы поступают в конце года.

Новичку предоставляется полный отпуск – авансом. А сотрудник увольняется, не отработав 12 месяцев. Работодатель удерживает часть ранее выплаченных отпускных (весь долг) и получает претензии от ГИТ и налоговой.

Исправляем ошибки

Шестимесячная «отработка» не является жестким условием для предоставления первого отпуска, если речь идет о сотрудниках моложе 18 лет, женщинах перед отпуском по БиР (ст. 260 ТК РФ), работников, усыновивших младенцев до 3-месячного возраста. Также раньше работодатель должен по запросу предоставить отпуск сотруднику, если его жена находится в отпуске по БиР (ст. 123 ТК РФ). Есть и не закрепленные трудовым законодательством случаи, когда рекомендовано предоставление отпуска новому сотруднику до истечения 6 месяцев со дня трудоустройства. Речь идет, например, о ситуациях, когда работника есть кем заменить.

Составление графика отпусков – обязанность работодателя (ст. 123 ТК РФ). И в нем должны быть отражены все сотрудники, включая тех, кто работает меньше 6 месяцев. Более того, рекомендовано включать новичков в график до конца первого года их работы. Если недавно трудоустроенный работник попросит отпуск раньше и на то будут веские основания, просьбу нужно удовлетворить, а соответствующие изменения – отразить в графике. Некорректное заполнение и ведение графика чревато для работодателя негативными последствиями.

По умолчанию оплачиваемый отпуск для новых сотрудников рассчитывается на общих основаниях (минимум 28 дней за год, за полгода – 14 дней). Но ст. 115 ТК РФ не запрещает работодателю увеличивать срок отпуска на свое усмотрение. То есть сотруднику, который отработал менее полугода, может быть предоставлено больше 14 дней. Остаток отпуска, соответственно, будет короче. А если сотрудник уволится, не отработав весь год, из его зарплаты следует удержать часть ранее выплаченных отпускных. Но важно учитывать ограничения, установленные ст. 137 ТК РФ: общая сумма удержаний с одной зарплаты должна быть не больше 20% суммы.

Правильно посчитать отпускные, особенно сотрудникам-новичкам, работникам с особыми условиями трудовой деятельности, – нетривиальная задача. Консультационное сопровождение, аутсорсинг зарплатного и кадрового учета помогут избежать ошибок и снизить издержки.