Ошибки в отражении районных коэффициентов и спецнадбавок

Меняются правила уплаты НДФЛ, а вместе с ними и порядок отражения районных коэффициентов и северных надбавок в уведомлениях по этому налогу. Одним из новшеств 2025 года является разделение показателей по базам, ставкам и КБК. Учитывать новые правила нужно с начала года. Давайте разберемся, что изменилось и с какими сложностями приходится сталкиваться бухгалтерам.

Что может пойти не так

Вы считаете зарплату, как привыкли, по одной базе для всех категорий выплат. Налоговики требуют пояснений по НДФЛ и вычетам. Аудиторы указывают на ошибки.

При расчете отпускных некорректно определяется средний заработок (не усчитывается районный коэффициент и спецнадбавки).

Вы указываете в уведомлении по НДФЛ общую налоговую базу (как раньше).

Исправляем ошибки

С января 2025, согласно поправкам к ст. 210 НК РФ, по НДФЛ выделяется три базы: зарплата (оклад, премии, отпускные, больничные), надбавки + коэффициенты (региональные, районные выплаты), денежное довольствие военнослужащим. Соответственно, алгоритм начислений меняется. Считаем НДФЛ в три шага. Первый: определяем зарплатную базу и применяем к ней стандартные, социальные, другие вычеты, предусмотренные ст. 218-221 НК РФ. Рассчитываем подоходный налог по пятиступенчатой шкале. Второй: определяем базу по коэффициентам и надбавкам, плюсуем военные доходы. Применяем вычеты по ст. 218-221 НК РФ, если к другим базам они не применялись. Считаем НДФЛ по стандартной или повышенной ставке в зависимости от суммарного дохода с начала года.

При начислении отпускных сумма среднего заработка включает все выплаты. Спецнадбавки и районные коэффициенты учитываются при расчете. Что касается облагаемой базы по НДФЛ, отпускные налоговики рекомендуют делить на две части. Средний заработок без учета надбавок и коэффициентов включается в зарплатную базу. Средний заработок, рассчитанный по надбавкам и коэффициентам – в соответствующую базу по новым правилам (Письмо ФНС № БС-4-11/739 от 28.01.2025). Отметим, что трудности с определением облагаемых баз и расчетом среднего заработка возникают из-за отсутствия конкретики в формулировках ст. 210 НК РФ. Речь идет, в частности, о термине «доходы в виде оплаты труда». Этот термин трактуется по-разному в трудовом и налоговом законодательстве. Согласно ст. 129 ТК РФ, оплата труда – это зарплата + доплаты, надбавки, компенсации и стимулирующие выплаты. Отпускные и больничный начисляются за время, когда сотрудник не работает, а значит, к оплате труда не относятся. И спецнадбавки, коэффициенты с этих выплат в отдельную базу по НДФЛ не включаются. Согласно нормам гл. 25 НК РФ, средняя зарплата в отпуске (ст. 255 НК РФ) является частью расходов работодателя на оплату труда. Соответственно, надбавки и коэффициенты с этих выплат должны включаться в отдельную базу по НДФЛ. ФНС придерживается второго подхода. Во избежание налоговых споров мы с вами буде поступать так же.

Порядок заполнения уведомлений изменился вслед за разделением базы по НДФЛ. Теперь исчисленные суммы налога указываются отдельно, согласно расчету для каждой облагаемой базы. Это нужно для того, чтобы отправлять платежи на разные КБК. Также напоминаем: отдельный коды бюджетной классификации предусмотрен для каждой налоговой ставки в рамках пятиступенчатой шкалы НДФЛ. Если КБК применен неверно, подается новое уведомление, в котором указываются ошибочные сведения с нулевой суммой и новые данные по строкам (КПП, КБК, ОКТМО, период) с правильной суммой.

В зарплатном учете районные коэффициенты и северные надбавки занимают особое место. С начислениями бывает непросто разобраться, особенно новичкам. Наши специалисты готовы поделиться опытом и проконсультировать по базовым, а также спорным вопросам. Обращайтесь!