Ошибки в счетах-фактурах

Счет-фактура – основной первичный документ для плательщиков НДС. Продавец выставляет счет с выделенным налогом, покупатель на основании этого счета производит оплату и принимает налог к вычету. Первичный документ может быть бумажным и электронным. Какой формат использовать, продавец и покупатель, как правило, договариваются между собой. В некоторых случаях использование ЭДО при выставлении счетов является обязательным. И тут начинается самое интересное.

Что может пойти не так

Счет-фактура с НДС не выставляется, когда этого требует налоговое законодательство. В нашей практике было несколько таких кейсов. Например, когда ИП плательщик НДС продал прослеживаемые товары индивидуальному предпринимателю на УСН, который налог на добавленную стоимость не платит. Другой кейс тоже связан с товарами, подлежащими прослеживаемости. Организации заключили соглашение о невыставлении счетов-фактур. Схема законная и работает в отношении операций, по которым выставление счетов не обязательно. Но в случае с прослеживаемыми товарами работа без счетов-фактур = штрафные санкции.

Нарушаются сроки выставления счетов. Например, при реализации товаров, оказании услуг или выполнении работ первичка оформляется только тогда, когда ее затребует бухгалтерия покупателя.

Счет выставляется менеджером по продажам и подписывается им же. ИФНС проверяет налогооблагаемые операции и не признает их. Основание – документы подписаны неуполномоченным лицом. Но у налогоплательщика есть приказ, который разрешает менеджеру подписывать счета. Что не так?

Счет не позволяет идентифицировать продавца. Допущены ошибки в реквизитах фирмы.

Исправляем ошибки

Если вы только начинаете работать с НДС, рекомендуем изучить ст. 145, 148, 168-169 НК РФ. Они устанавливают общие правила выставления счетов-фактур. При выставлении счетов неплательщикам налога или организациям, индивидуальным предпринимателям, которые освобождены от НДС, стоит уточнить в НК, обязательно ли оформлять первичный документ. И еще: если от налога освобождены вы сами и выставляете счет по операции, которая по умолчанию облагается налогом, следите за тем, чтобы в первичке была формулировка «Без НДС». В противном случае претензии со стороны ИФНС не заставят себя ждать.

Выставление счета-фактуры – обязанность продавца (поставщика). По общим правилам на оформление первичного документа у налогоплательщика есть 5 дней от даты отгрузки (ст. 168 НК РФ). Другая схема может использоваться при регулярных поставках. Если отгрузка идет по графику, допускается выставление счета-фактуры раз в месяц (до 5 числа месяца, следующего за месяцем отгрузки товара).

Уполномоченными лицами, которые могут подписывать счета-фактуры, по умолчанию считаются руководители компаний и индивидуальные предприниматели. Все остальные (бухгалтеры, главные бухгалтеры, менеджеры, финансовые директора и т.п.) должны иметь действующую доверенность. Что касается формата подписи, тут без сюрпризов. Для бумажных счетов используем живую подпись, для электронных – УКЭП физического лица.

Некорректный счет с существенными ошибками, по идее, покупатель не должен принимать к оплате.

Кстати, бывают в счетах и несущественные ошибки, которые не влияют на принятие покупателем НДС к вычету. Если продавец ошибся в единицах измерения товара, количестве товара или, например, регистрационном номере партии товара, покупатель может по такому счету заявить вычет, не рискуя получить доначисление при проверке.

Подробнее о существенных и несущественных ошибках в счетах-фактурах расскажут наши специалисты. Для получения консультации звоните!