Ошибки в учете расходов на такси для работников

Использование сотрудниками такси в служебных целях – нормальная практика во многих современных компаниях. Как правило, услуги работники оплачивают самостоятельно, а работодатель потом возмещает им расходы. Чтобы к компенсационным выплатам у налоговиков не возникало вопросов, расходы должны быть подтверждены первичными документами и правильно отражены в учете.

Что может пойти не так

По умолчанию расходы возмещаются, если работник пользуется услугами такси по согласованию с работодателем и с его разрешения. Ошибкой будет не закрепить соответствующие условия в локальных нормативно-правовых актах, например, в Положении о командировках.

Отсутствие предельного размера возмещения расходов увеличивает издержки работодателя и провоцирует потенциальные злоупотребления.

Если сроки представления подтверждающих документов в бухгалтерию не определены, почти неизбежно придется столкнуться с отсутствием возможности отразить расходы в базе и учесть их при налогообложении прибыли.

Слишком большие сроки выплаты компенсаций усложняют учет. Особенно это касается фирм, в которых сотрудники часто пользуются услугами такси. Запланированные платежи накапливаются, бухгалтерия погрязает в первичных документах. В этих условиях какое-то возмещение может потеряться. И методы, которыми работник его истребует, могут вам не понравиться.

Компенсацию некорректно вносят в состав расходов. Для целей бухучета и налогообложения имеет значение, в какой блок затрат входят соответствующие выплаты.

Исправляем ошибки

Компенсация работнику затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, является обязанностью работодателя и закреплена в ТК РФ (ст. 164). Но затраты на использование индивидуального транспорта должны с работодателем согласовываться. Чтобы не возникало разногласий и конфликтов на финансовой почве, порядок согласования поездок на такси следует закрепить, например, в коллективном договоре. Ситуации, в которых работник может воспользоваться такси, а работодатель должен возместить ему расходы, необходимо конкретизировать. «Срочные поездки» – не лучшая формулировка. «Срочные поездки к контрагентам для заключения сделок, в банк, в аэропорт и на вокзал в командировках» – совсем другое дело.

В коллективном договоре или других локальных НПА компании рекомендуется прописать предельный размер возмещения расходов на такси (5 000 руб. в месяц, например). Также стоит упомянуть разрешенные тарифы (комфорт, эконом и т.п.).

Не стоит надеяться на сознательность сотрудников в вопросах оперативного представления документов для бухучета. Закрепите сроки в локальных НПА – бухгалтер скажет спасибо, а работник, если хочет получить компенсацию, будет вынужден сохранять и своевременно передавать первичку куда надо.

Сроки выплаты компенсаций не нормируются. Работодатель может установить их самостоятельно. Возмещения можно делать, например, в течение 3, 7, 10 дней после представления сотрудником подтверждающих документов. Сроки нужно соблюдать во избежание возникновения трудовых споров.

Компенсацию расходов на такси при разъездном характере работы сотрудника следует учитывать в составе прочих расходов (ст. 264 НК РФ, письмо Минфина №03-04-06/38439 от 27.04.2022). А возмещение расходов на такси в командировках нужно включать в расходы на командировки. Если компенсируются расходы на периодические поездки, учесть соответствующие суммы можно в составе внереализационных расходов.

Нужна консультация по учету возмещений и налогообложению выплат? Обращайтесь! Наши эксперты к вашим услугам!