Переход на работу с НДС - ошибки уведомления партнеров

Близится конец года. Самое время пересмотреть условия работы с партнерами, если с 1 января 2026 компания теряет освобождение от НДС. Давайте разберемся, какие ошибки могут быть допущены в процессе и как их избежать.

Что может пойти не так

• При переходе на НДС или изменении ставки цена в договорах меняется в одностороннем порядке. Сумма налога просто прибавляется к старой цене. Компания теряет клиентов.
• Партнерам отправляются обычные письма по электронной почте, а не официальные документы на фирменном бланке. Используются размытые формулировки. Отсутствует запрос обратной связи.
• Заключение новых договоров со всеми контрагентами и клиентами.
• Уведомление остается на уровне переписки. Партнерам документы не передаются или отправляются с задержкой.

Исправляем ошибки

Увеличение налоговой нагрузки не проходит незаметно. Новые правила не оставляют выбора: цену в договорах придется менять. Но делать это молча – плохая идея. Предлагаем здоровую альтернативу, которая сохранит репутацию и клиентский портфель. Изучите действующие контракты, выявите те, в которых ставка НДС зафиксирована, подготовьте для клиентов предложение по изменению цены. Обсудите компромисс с частичным распределением налоговой нагрузки, например, постепенное увеличение стоимости товаров и услуг.

Действующее законодательство не требует официально уведомлять партнеров об изменении цен, связанном с переходом на НДС. Формат и способ остается на усмотрение бизнеса. Но это не значит, что можно обойтись простым электронным письмом. Мы рекомендуем уведомлять партнеров об изменении условий сотрудничества по нескольким причинам. Во-первых, это позволяет актуализировать причины и привести ссылки на нормативные акты. Во-вторых, вы можете запросить согласование новых условий и получить обратную связь (также официально). В-третьих, такая коммуникация содержит конкретику: даты, порядок действий при согласии на новые условия и прекращении сотрудничества в противном случае. О чем уведомлять? – спросите вы. О переходе на НДС с 2026 года (с указанием налоговой ставки и новой цены, увеличенной ровно на сумму налога). И об изменении ставки. С января 2026 НДС повышается на два пункта (22 % вместо 20 %). Для уточнения условий сотрудничества и согласования новой цены товаров/услуг необходимо подписать дополнительное соглашение. Порядок и сроки его подписания можно указать в письме.

Новый договор при изменении налоговых условий – не идеальное решение. На его согласование уходит время. Любой договор, даже если в нем изменилась всего одна строка, будут анализировать юристы. Ускорить согласование цен с учетом перехода на НДС или изменения ставки можно, подписав дополнительное соглашение. Оно затрагивает только конкретные условия и требует куда меньше времени и ресурсов для согласования.

Новые условия должны быть согласованы до вступления налоговых изменений в силу. А значит, доп. соглашения и договоры нужно подписать до 1 января 2026. Способ обмена документами можно изменить, учитывая специфику и срочность. Оптимальный вариант – ЭДО. Это быстро, удобно и почти нулевой риск потерять документы. Но есть и другие способы передачи документов: курьером, по почте (заказным письмом с описью и уведомлением). Электронную почту тоже никто не отменял. Но не забудьте позже обменяться оригиналами документов.

Налоговые изменения, как правило, предполагают пересмотр ценовой политики, согласование действий с клиентами и поставщиками. Контрагентов важно уведомлять об этом не только своевременно, но и правильно. Звоните, проконсультируем!