Возможные ошибки при выдаче документов уволенным сотрудникам в 2026 году

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику документы, часть из которых оригиналы, часть – заверенные копии, часть – выписки. Перечень таких документов можно найти в ст. 62 ТК РФ. Но важно помнить, что он не является исчерпывающим. Какие документы выдавать обязательно, какие по запросу, а какие выдавать «на руки» запрещено, давайте разберемся.

Что может пойти не так

• Для выдачи обязательных трудовых документов работодатель требует от сотрудника письменное заявление. Это не касается оригиналов, переданных компании физлицом при трудоустройстве.
• Обязательные документы выдаются сотруднику после окончания отпуска, который оформлен перед увольнением.
• Оригиналы отправляются почтой без согласия работника.
• Нарушается порядок или сроки выдачи дополнительных документов.
• Выдаются общие документы, которые содержат сведения о других сотрудниках.

Исправляем ошибки

В день увольнения работодатель должен выдать работнику не только трудовую книжку (если она бумажная) и оригиналы, переданные в отдел кадров при приеме на работу, но и следующие документы:

• Расчетный листок за последний рабочий календарный месяц или за фактически отработанные дни, если сотрудник увольняется, не дожидаясь конца месяца
• Выписку из ЕФС-1 со сведениями о страховом стаже (подраздел 1.2)
• Персонифицированные сведения о физлице за последний месяц (в виде выписки)
• Выписку из РСВ за последние три месяца
• Сведения о дополнительных страховых взносах, если таковые перечислялись на накопительную пенсию (ЕФС-1, подраздел 3)

! Требовать заявление на выдачу любого из перечисленных документов незаконно.

Трудовое законодательство предусматривает четкий порядок взаиморасчетов с уволенным сотрудником, это касается как денег, так и документов. Все оригиналы выдаются на руки по умолчанию в последний рабочий день. Если сотрудник перед увольнением оформляет отпуск, трудовую книжку, все выписки и расчетные листки ему должны быть выданы в последний день перед отпуском. Затягивание процесса грозит жалобой в Роструд и проверкой ГИТ.

Если обязательные документы невозможно выдать уволенному сотруднику из-за его отсутствия, их можно отправить почтой. Алгоритм стандартный: заказное письмо, опись вложения. Но перед этим нужно получить письменное согласие сотрудника на такой способ передачи документов и актуализировать адрес. Если согласия нет или оно получено в устной форме, с почтовым отправлением лучше повременить. Отдельным документом согласие оформлять не обязательно. Способ передачи документов можно включить, например, в заявление на увольнение.

Дополнительные документы выдаются по заявлению работника в трехдневный срок от даты регистрации документа (ст. 62 ТК РФ). Цель запроса значение не имеет. Отметим, что дополнительные документы могут потребоваться для заполнения налоговой декларации, дальнейшего трудоустройства, регистрации в Службе занятости. Причину запроса работник указывать не обязан. В заявительном порядке выдаются справки о работе в районах Крайнего Севера, копии трудовых договоров и дополнительных соглашений, копии приказов о приеме, переводе, увольнении, справки о доходах.

На свое усмотрение работодатель может выдать уволенному сотруднику другие документы, непосредственно связанные с его работой. Исключение – копии локальных НПА и документов, которые содержат персональные данные других сотрудников, служебную, коммерческую тайну. Удовлетворение просьбы работника скопировать «на память» график отпусков или штатное расписание может обернуться вполне реальным уголовным делом. За разглашение персональных данных предусмотрены большие штрафы.