Ошибки при выдаче документов уволенным сотрудникам

Расставание с работником не ограничивается окончательным расчетом по зарплате и выплатой компенсации, если она предусмотрена трудовым законодательством и/или договором. В последний рабочий день сотруднику должны быть выданы определенные документы – какие и на каких условиях, давайте разберемся. А также предлагаю обсудить ошибки, которые на этом этапе совершаются работодателями.

Что может пойти не так

Нет бумажной трудовой книжки – выдавать нечего. Несмотря на то что ЭДО набирает обороты, многие продолжают использовать бумажные трудовые книжки. При увольнении такие документы выдаются работникам на руки. С электронными трудовыми книжками другое дело. Их невозможно изъять из системы и выдать работникам. Но это не значит, что никаких сведений о трудовой деятельности предоставлять не нужно.

Выдается справка о зарплате по умолчанию. Строго говоря, ошибкой это не является. Но имейте в виду, что с января 2023 года у работодателя отсутствует закрепленная законом обязанность формировать и выдавать справку 182н. Она должна предоставляться по запросу.

Документы выдаются без подтверждения. Уволенные работники бывают разные. И лучше не давать никому формальный повод инициировать трудовой спор.

Не соблюдаются сроки выдачи документов. Нарушение предусматривает административную ответственность по ст. 5.27 КоАП. Штраф для должностного лица составляет 1000 – 5000 руб., для организации 30 000 – 50 000 руб.

Исправляем ошибки

Работнику, на которого заведена электронная трудовая, в день увольнения выдается форма СТД-Р. Согласно ст. 84 ТК РФ и приказу Минтруда №713н от 10.11.2022, в ней указываются сведения о приеме на работу и увольнении, о переводе, а также дата перехода на электронную трудовую взамен бумажной. СТД-Р можно выдавать в бумажном, электронном виде. Допускается оформление документа после увольнения (по запросу сотрудника).

Работники не всегда хорошо разбираются в документообороте. У специалистов по кадрам и бухучету есть соответствующие компетенции. Не лишним будет проявить их, объяснив сотрудникам, что для предъявления следующему работодателю (оформление вычетов на детей) справка не нужна. Документ между ФНС и Соцфондом организован таким образом, что сведения о заработке заинтересованное лицо может получить онлайн.

С бумажной трудовой книжкой все понятно, она выдается под подпись. В отношении других документов (справок о зарплате, копий приказов об увольнении, СТД-Р) строгий учет обычно не ведется. Оно и понятно, ведь в любое время после увольнения работодатель обязан выдать такие документы по запросу работника в течение трех рабочих дней. Но практика показывает, что Журнал учета выдачи СТД-Р (хотя бы) точно не помешает. Если сотрудник захочет обвинить компанию в несоблюдении норм действующего законодательства по выдаче документов при увольнении, вы сможете защитить свои интересы.

Что касается нарушения сроков выдачи документов при увольнении или после (по запросу сотрудника), дадим всего два совета. Первый – не теряйте заявления работников с требованием выдать СТД-Р, справку о доходах или другие документы. Второй – соблюдайте трудовое законодательство, это лучший способ профилактики споров по формальным поводам.

Документооборот при увольнении не поле для экспериментов. Во избежание ошибок его организацию, как и весь кадровый ЭДО, можно передать на аутсорсинг. А если документооборот ведут штатные сотрудники, при возникновении спорных моментов можно запросить экспертную консультацию. Обращайтесь!