Ошибки при оформлении дистанционной работы

Удаленка прошла большой путь со времен ковидных ограничений. Она была урегулирована трудовым законодательством и стала не просто приемлемой, а приоритетной в отдельных отраслях. Но, несмотря на популярность, дистанционная работа остается специфическим форматом трудовых отношений. При ее организации работодатели допускают типичные ошибки. Предлагаю обсудить некоторые из них и разобраться с возможными последствиями.

Что может пойти не так

Не всякая удаленка де-юре является дистанционной работой. Формат трудовых отношений должен соответствовать нормам ст. 312.1 ТК РФ. Если критерии нарушены, работа не может быть квалифицирована как дистанционная. Соответственно, возникают нюансы при оформлении правоотношений субъектов и осуществлении трудовых функций.

Дистанционная работа предполагает электронный документооборот. На первом месте основной нормативный документ – трудовой договор. Он может быть подписан неправильно или неуполномоченным лицом. Трудовые отношения в таких случаях могут быть признаны несостоятельными.

Работодатель отказывается представлять дистанционному сотруднику бумажные документы, которые регулируют трудовые отношения. Позиция понятна: ЭДО так ЭДО. Но правомерны ли такие действия?

Фирма создает локальные НПА, с которыми работники должны быть ознакомлены под роспись. Штатники расписываются в приказах, журналах и т.п., а удаленщики в лучшем случае получают по электронке или в рабочем чате ссылку на ЛНПА на сайте фирмы.

Сотрудники переводятся на дистанционку распоряжением директора.

Исправляем ошибки

Начнем с того, что дистанционная работа должна быть официальной. Мы прекрасно понимаем, какие последствия влечет отсутствие трудового договора. Поэтому напомню, удаленка не повод уводить сотрудника в тень. Заключайте стандартный трудовой договор и представляйте все социальные гарантии. В противном случае будете иметь дело с ГИТ и ФНС.

Договоры при дистанционной работе подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Это касается как работодателя, так и работника. Получение электронного документа должно быть подтверждено. Сроки и способ определяются коллективным договором или другими локальными нормативными актами работодателя.

ЭДО не отменяет оформления бумажных документов (договоров, дополнительных соглашений). По умолчанию они не дублируются. Но по запросу сотрудника работодатель обязан в трехдневный срок со дня обращения отправить ему бумажную версию договора, дополнительного соглашения.

Дистанционная работа находится в том же правовом поле, что и обычная. Соответственно, с приказами и другими НПА компании сотрудники ознакомляются так же, как штатники – под роспись. Разница лишь в том, что подпись удаленщики ставят не физическую, а электронную. Допускается использование ЭЦП и КЭП.

Если речь об экстренных случаях, имейте в виду, что для перевода на дистанционную работу трудовым законодательством предусмотрен особый порядок (ст. 312 ТК РФ). Мало принять и оформить решение о переводе. С ним необходимо ознакомить новых удаленщиков, причем под роспись. В трудовые договоры изменения вносить не нужно. По окончании срока перевода сотрудники должны быть возвращены на прежние должности и условия работы. И, кстати, приступить к выполнению трудовых функций после возвращения в оффлайн они должны сразу же. Невыход на работу с дистанционки квалифицируется как прогул и оформляется соответственно.

Подробнее эти и другие вопросы по оформлению дистанционки можем обсудить на консультации. Обращаетесь!