Ошибки при предоставлении отпусков

Вопросы об отпусках являются одними из самых популярных на бухгалтерских консультациях. В этом году статистика неизменна. Вопрос №1: сгорают ли отпуска за прошлые годы в 2024?

Давайте разберемся, что к чему. Предлагаю сфокусироваться на оформлении неиспользованных отпусков и нюансах, которые делают такие отпуска невыгодными для работодателя.

Что может пойти не так

Начнем с нормативной базы. Ст. 124 ТК РФ говорит нам о том, что работник в текущем году может использовать накопившиеся за предыдущие периоды отпуска у конкретного работодателя. Сколько дней брать и когда, решает сотрудник. Навязывать жесткий график – не лучшая идея. Административной и другой ответственности за это нет, а репутационные риски имеются.

Мы выяснили, что неотгулянные отпуска накапливаются. В результате увеличивается количество дней, которые работник может взять в этом году. Вам как работодателю это не нравится, но приходится отпускать сотрудника в отпуск. И чтобы не терять KPI, вы оформляете ему несколько коротких отпусков, выпадающих на выходные дни. А мотивацию у работника формируете денежную: «отпускные» выходные оплачиваются, общая сумма выплат увеличивается. Такой ситуацией может заинтересоваться ГИТ. Проверяющие зададутся вопросом, почему работники компании не имеют возможности отгулять полный отпуск в том году, за который он предоставляется.

В коллективном договоре и локальных НПА предусмотрен дополнительный отпуск. Вы на свое усмотрение переносите его на следующий год или нет.

Сотрудник в 2024 году увольняется. У него есть неотгулянный отпуск за прошлые годы. Вы при расчете компенсации учитываете только дни за текущий год пропорционально отработанному времени.

Исправляем ошибки

Работодатель не может обязать сотрудника отгулять сначала неиспользованный отпуск, а затем текущий. Согласно трудовому законодательству, дни могут суммироваться. То есть вы можете предложить работнику отгулять, например, весной 14 дней, оставшиеся с прошлого года, а затем летом полный отпуск из 28 дней. Но навязать принудительно такой график нельзя. Это путь к трудовому спору.

Дробление неотгулянного отпуска на выходные дни не любит Трудовая инспекция. Минтруд считает такой порядок незаконным (письмо №14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018). Трудовое законодательство защищает интересы работника. На выходных он может отдохнуть и так. Неотгулянный отпуск, взятый на стандартных условиях (без привязки к субботам и воскресеньям), позволяет сотруднику и деньги получить, и дополнительно отдохнуть.

Дополнительный отпуск, предусмотренный коллективным договором, согласно ст. 115, 120 ТК РФ, переносится на следующий год так же, как неотгулянный основной. Учитывайте это при составлении графика и согласовании дат с сотрудниками.

Наивно полагать, что работник забудет о неиспользованных отпусках. Хотя надо признать, что такое случается. Особенно это касается фирм, где не отгуливать отпуск полностью – формальная норма. Отбросим морально-этическую компоненту и поговорим в правовом поле. «Забыть» о компенсации за неиспользованный отпуск прошлых лет – нарушение трудового законодательства. За это предусмотрены штрафные санкции. Но дело может зайти дальше, если уволенный сотрудник обратится в суд. Одним штрафом и компенсацией спор может не закончиться. Работник вправе требовать возмещение морального ущерба. И суд вполне может встать на его сторону. Вы понесете дополнительные расходы.

По теме неиспользованных отпусков прошлых лет и отпусков в целом есть что сказать и моим коллегам. Они готовы проконсультировать ваших кадровиков и бухгалтеров при личной встрече и онлайн. Звоните!